SUBTEMA 5
LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y EL TRABAJO POR PROYECTOS EN LOS PROCESOS PRODUCTIVOS EN DISTINTOS CONTEXTOS SOCIOCULTURALES
Los cambios económicos, políticos y sociales que han modificado a las empresas y organizaciones nacionales e internacionales que fabrican productos y brindan servicios, fueron propiciados por diversas redes de organizaciones sociales que promueven la vinculación entre los investigadores, productores e insumos para que se usen de manera responsable y así logren una sociedad con mejor calidad de vida.
Estos cambios buscan resolver los problemas sociales que se presentaron en los procesos productivos cuando causaron problemas serios a nuestro medio ambiente. Es cierto que no en todos lados fié igual; en algunas partes del mundo se consideraron importantes, mientras que en otras no se ha podido concretar debido a los distintos intereses que se tienen.
Lo cierto es que el contexto sociocultural en que se propongan estos cambios, propiciará los cambios o los dejará de lado.
Si quieres dar solución a los procesos administrativos en ofimática, debes seguir tres pasos fundamentales:
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El producto final del trabajo ofimático suele ser un documento. En este sentido, los documentos que poseen una buena presentación cumplen con la finalidad para la cual fueron escritos, transmiten el profesionalismo del autor e influyen en el toma decisiones.
Los factores que determinan la calidad de los documentos son los siguientes:
Claridad
Cualidad decisiva para comprender lo que se desea expresar. Que el texto sea entendible en la expresión de las ideas contenidas evitando ser repetitivo en los conceptos para evitar que el lector se confunda y tomando en cuenta la jerarquización de las ideas a expresar.
Presentación
El aspecto externo de los documentos que debe ser ordenado y agradable a la vista. Una buena presentación dice mucho del autor, por ejemplo que le gustan las cosas bien hechas, que es creativo, que se pone en el lugar del lector, que tiene la capacidad de revisión de su propio trabajo, que conoce las convenciones de formato y es capaz de ajustarse a ellas.
La creación de documentos se simplifica de manera considerable con la aplicación de computadoras. Si cuentas con el apoyo de procesadores de palabras, impresoras, escáneres y cámaras digitales, solo te resta ser creativo y original, lograr efectividad y productividad respetando los siguientes puntos:
Para obtener un documento con buena presentación debes considerar dos aspectos: su estructura y formato. El termino estructura significa que integran un todo, define la organización de los elementos que lo componen: títulos, subtítulos, párrafos, tablas, gráficos e imágenes entre otros. La estructura de los documentos influye en su legibilidad.
Algunas sugerencias para construir una buena estructura son:
En cuanto al concepto formato, se refiere al diseño de la apariencia general del documento. Con la edición electrónica de documentos podemos aplicar gran diversidad de formatos a caracteres, palabras, párrafos, gráficos y páginas. Las posibilidades de formato incluyen las sangrías y espacio superior, entre líneas e inferior; la alineación izquierda, derecha, centrada y justificada, su numeración o jerarquización y el uso de viñetas.
Independientemente del tipo de letra que utilices debes reflejar profesionalismo.
Algunas sugerencias de utilidad para aplicar formatos son:
Para diseñar soluciones efectivas en la ofimática debes combinar de manera correcta diferentes programas de aplicación. También es necesario conoce lar herramientas que ofrece cada uno para realizar determinadas tareas. Una de las características más útiles de los programas de ofimática es su capacidad para automatizar las tareas. Cuando los documentos son extensos, contienen elementos complejos o repetitivos, se deben modificar las técnicas de edición para utilizar opciones que tengan la potencia y flexibilidad necesarias con el fin de automatizar las acciones que dan formato, éstas son la aplicación y diseño de estilos y plantillas.
Estilos
Es el conjunto de especificaciones de formato asignadas y grabadas con un nombre. Su aplicación agiliza la modificación de caracteres o párrafos en cualquier documento. Los estilos pueden ser definidos o creados por el usuario.
Permiten establecer varias especificaciones de formato, cuando se modifica un estilo se refleja en todos los caracteres o párrafos.
Los procesadores de palabras integran una gran variedad de estilos predefinidos asociados con documentos como cartas y faxes, memorandos, informes, publicaciones y currículos entre otros.
Plantilla
Son un tipo de documento que contiene cierta estructura y formato predefinidos de acuerdo con el objetivo que persigue el escrito. En lugar de crear un documento desde cero, puedes utilizar una plantilla con diseño de página, fuentes, márgenes y estilos predefinidos.
Las plantillas se parecen a lo documentos, pueden incluir secciones recomendadas o texto de uso obligatorio, así como controles de contenido.
ACTIVIDAD
Después de realizar apuntes de contenido anteriores, analiza detenidamente tu Recetario Navideño y en comentarios, realiza una critica constructiva del mismo mencionando tus aciertos y tus carencias, sin olvidar escribir también tus oportunidades de mejora, es decir, qué puedes hacer para hacerlo más presentable y con mayor calidad.
Referencias
Salas Cacho, Jorge Antonio y José Luis, (2013). Ofimática 3. 1st ed. Mexico: Ediciones Eca.
http://www.ejemplode.com/44-redaccion/3178-ejemplo_de_claridad_en_un_texto.html
http://www.webpgomez.com/index.php?option=com_content&view=article&id=238&Itemid=182
Estos cambios buscan resolver los problemas sociales que se presentaron en los procesos productivos cuando causaron problemas serios a nuestro medio ambiente. Es cierto que no en todos lados fié igual; en algunas partes del mundo se consideraron importantes, mientras que en otras no se ha podido concretar debido a los distintos intereses que se tienen.
Lo cierto es que el contexto sociocultural en que se propongan estos cambios, propiciará los cambios o los dejará de lado.
CONTENIDO 1
LA DISPONIBILIDAD Y USO DE LAS HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS PARA LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Si quieres dar solución a los procesos administrativos en ofimática, debes seguir tres pasos fundamentales:
- Utilizar los recursos informáticos (programas de aplicación) en los acometidos para los que fueron creados. Procesadores de textos para escribir documentos, hojas de cálculo para operaciones numéricas, bases de datos para ordenar piezas de información, una presentación en un procesador de palabras estarás sub utilizando el recurso y el producto será de baja calidad.
- Conocer y aplicar las herramientas que ofrece cada programa. Éstos cuentan con una gran variedad de herramientas que pueden resolver de manera automática prácticamente cualquier tarea que intentes realizar. Por ejemplo, si tienes una hoja de cálculo Excel con datos personales de los empleados y quieres saber cuántos de ellos tienen el estado civil "casado", no lo cuentas en pantalla, porque sería tardado y cometería errores. En un caso así se utiliza la función Contar si con el criterio "casado" y el programa te devuelve la cantidad exacta de registros que coinciden con el criterio.
- Combinar los diferentes recursos para obtener una solución integral. La principal ventaja de la información digitalizada es que se captura solo una vez, ya que se encuentran en formato digital es posible importarla o explorarla a cualquier programa de aplicación ci las herramientas adecuadas. Por ejemplo, si tienes la información de todos los activos de una empresa en una base de datos y quieres enviar un resumen a la junta directiva sobre los gastos devengados en empleados, lo que debes hacer es realizar las consultas sobre la base de datos que te proporcionen la información que necesitas, puedes exportar estas consultas a una hoja de cálculo para hacer las sumatorias y los promedios necesarios, así como los gráficos correspondientes; estos datos loso urdes vincular en una serie de campos dinámicos en el procesador de palabras para elaborar un resumen ejecutivo y hacer una presentación gráfica con diapositivas electrónicas. Por último, envías el documento final por correo electrónico para que llegue a sus destinatarios al instante y confirmas su recepción a través del teléfono.
Como podemos ver, la correcta combinación de los recursos informáticos hace más eficiente y eficaz el trabajo de la oficina.
CONTENIDO 2
EL TRABAJO POR PROYECTOS: IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS E INTEGRACIÓN DE CONTENIDOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO DE OFIMÁTICA
Los factores que determinan la calidad de los documentos son los siguientes:
Claridad
Cualidad decisiva para comprender lo que se desea expresar. Que el texto sea entendible en la expresión de las ideas contenidas evitando ser repetitivo en los conceptos para evitar que el lector se confunda y tomando en cuenta la jerarquización de las ideas a expresar.
Presentación
El aspecto externo de los documentos que debe ser ordenado y agradable a la vista. Una buena presentación dice mucho del autor, por ejemplo que le gustan las cosas bien hechas, que es creativo, que se pone en el lugar del lector, que tiene la capacidad de revisión de su propio trabajo, que conoce las convenciones de formato y es capaz de ajustarse a ellas.
La creación de documentos se simplifica de manera considerable con la aplicación de computadoras. Si cuentas con el apoyo de procesadores de palabras, impresoras, escáneres y cámaras digitales, solo te resta ser creativo y original, lograr efectividad y productividad respetando los siguientes puntos:
- Conocer y aplicar los conceptos básicos de redacción.
- Comprender las funciones avanzadas disponibles en los procesadores de palabras y desarrollar habilidades para usarlos.
Para obtener un documento con buena presentación debes considerar dos aspectos: su estructura y formato. El termino estructura significa que integran un todo, define la organización de los elementos que lo componen: títulos, subtítulos, párrafos, tablas, gráficos e imágenes entre otros. La estructura de los documentos influye en su legibilidad.
Algunas sugerencias para construir una buena estructura son:
- Formar frases con palabras cortas.
- Recurrir a frases cortas.
- Combinar palabras cortas con frases firmes o tajantes para enfatizar o transmitir un tono más concluyente.
- Mezclar las frases cortas y sencillas con otras largas y compuestas.
- Utilizar párrafos limitados a un solo pensamiento o idea para marcar diferentes conceptos.
- Formar los párrafos con tres o seis oraciones en promedio.
- Variar la longitud de los párrafos.
- Enfatizar conceptos importantes en párrafos de una sola frase.
En cuanto al concepto formato, se refiere al diseño de la apariencia general del documento. Con la edición electrónica de documentos podemos aplicar gran diversidad de formatos a caracteres, palabras, párrafos, gráficos y páginas. Las posibilidades de formato incluyen las sangrías y espacio superior, entre líneas e inferior; la alineación izquierda, derecha, centrada y justificada, su numeración o jerarquización y el uso de viñetas.
Independientemente del tipo de letra que utilices debes reflejar profesionalismo.
Algunas sugerencias de utilidad para aplicar formatos son:
- Los márgenes deben tomar en cuenta el espacio necesario para la encuadernación.
- Los márgenes determinan la longitud de la línea.
- El lector a quien se dirige es escrito determina la selección del tamaño de la fuente.
- Resaltar los títulos o encabezados de párrafos con una fuente y tamaño diferente al texto normal.
- Para diferenciar temas que se deben enumerar, recurrir a las balas y enumeración de párrafos.
- Incluir diagramas y gráficos como apoyo visual.
- El color se debe usar de preferencia en la portada y en los títulos.
- Evitar escribir todo el documento con mayúscula.
Un formato bien diseñado invita al lector a leer de principio a fin un documento.
CONTENIDO 3
LAS HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Y SU INCORPORACIÓN A LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN PARA LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS.
Para diseñar soluciones efectivas en la ofimática debes combinar de manera correcta diferentes programas de aplicación. También es necesario conoce lar herramientas que ofrece cada uno para realizar determinadas tareas. Una de las características más útiles de los programas de ofimática es su capacidad para automatizar las tareas. Cuando los documentos son extensos, contienen elementos complejos o repetitivos, se deben modificar las técnicas de edición para utilizar opciones que tengan la potencia y flexibilidad necesarias con el fin de automatizar las acciones que dan formato, éstas son la aplicación y diseño de estilos y plantillas.
Estilos
Es el conjunto de especificaciones de formato asignadas y grabadas con un nombre. Su aplicación agiliza la modificación de caracteres o párrafos en cualquier documento. Los estilos pueden ser definidos o creados por el usuario.
Permiten establecer varias especificaciones de formato, cuando se modifica un estilo se refleja en todos los caracteres o párrafos.
Los procesadores de palabras integran una gran variedad de estilos predefinidos asociados con documentos como cartas y faxes, memorandos, informes, publicaciones y currículos entre otros.
Plantilla
Son un tipo de documento que contiene cierta estructura y formato predefinidos de acuerdo con el objetivo que persigue el escrito. En lugar de crear un documento desde cero, puedes utilizar una plantilla con diseño de página, fuentes, márgenes y estilos predefinidos.
ACTIVIDAD
Después de realizar apuntes de contenido anteriores, analiza detenidamente tu Recetario Navideño y en comentarios, realiza una critica constructiva del mismo mencionando tus aciertos y tus carencias, sin olvidar escribir también tus oportunidades de mejora, es decir, qué puedes hacer para hacerlo más presentable y con mayor calidad.
Referencias
Salas Cacho, Jorge Antonio y José Luis, (2013). Ofimática 3. 1st ed. Mexico: Ediciones Eca.
http://www.ejemplode.com/44-redaccion/3178-ejemplo_de_claridad_en_un_texto.html
http://www.webpgomez.com/index.php?option=com_content&view=article&id=238&Itemid=182
